La gestione del tempo non è un problema solo di alcuni, anzi sono tanti gli esperti che studiano modelli per la gestione del tempo, che aiutano la produttività. Tali moduli sono introdotti nei luoghi di lavoro e in team di professionisti affermati. Va detto innanzitutto, che la gestione del tempo, lo stress, il riposo, la cura di se stessi sono concetti che sono strettamente correlati tra loro. Una persona stressata non riuscirà mai a gestire il tempo in modo proficuo.
Quali sono i vantaggi di una buona gestione del tempo?
- Riduzione dello stress;
- Evitare la sensazione di non avere abbastanza tempo;
- Definire in modo adeguato le priorità tra lavoro e vita privata;
- Aumento della produttività;
- Cambiare le cattive abitudini
Il primo obiettivo da raggiungere è al primo posto del nostro elenco: l’eliminazione dello stress. Quest’ultimo potrebbe diventare un circolo vizioso dal quale difficilmente poter uscire. Se riusciamo a realizzare gli obiettivi fissati per quella giornata (o anche l’80-90% di essi) è già un ottimo risultato. Dobbiamo avere bene in mente quali sono le priorità (se abbiamo lavorato tutto il giorno, la priorità del giorno seguente sarà una passeggiata o un’ora in palestra). Per essere più produttivi bisogna imparare a non rimandare (questo è un altro mantra, quando possibile ovviamente). Infine, le cattive abitudini attecchiscono subito e radicalmente nel nostro stile di vita.
Per tale motivo è di vitale importanza sradicarle e cambiare totalmente registro.
Molti esperti consigliano di cambiare un’abitudine ogni due giorni oppure ogni settimana.
Strategie per la gestione del tempo
La prima cosa che ci viene in mente per gestire il nostro tempo è la famosa lista delle cose da fare. Non è un metodo sbagliato, purché questo elenco sia stilato con criteri giusti e buone strategie. Sappiamo bene quali sono le priorità, per cui non avremo problemi a stilare la nostra lista. Inoltre, è importante ragionare sulle cose da fare e dividerle per importanza e per volume. In altre parole, dobbiamo sempre conoscere quanto tempo è necessario per ogni attività. In questo modo si evita di concentrare due o tre attività che necessitano di molto tempo, in un’unica giornata. Le liste possono essere stilate anche su base settimanale o ogni due giorni. L’importante è suddividere il giusto peso in tutte le giornate in modo equo.
Schema:
- Lunedì: 2 cose importanti + 3 meno urgenti
- Martedì: 1 cosa importante + 2 marginali + palestra o spesa
- ecc.
Il Time blocking è un’altra strategia messa a punto dagli esperti in tecniche di gestione del tempo. Questa tecnica è simile alle liste, solo che si usa per programmare le attività, suddividendo la settimana in periodi di tempo, da utilizzare per lavorare alle varie fasi dei progetti. Si tratta di una scaletta, una programmazione a lunga scadenza (la settimana). Questo periodo di tempo a disposizione sarà riempito con una o due call, telefonate, ore da dedicare esclusivamente a un progetto e così via. Si tratta di un metodo che considera un blocco di tempo, e allontana lo stress.
Esempio – In questa settimana (messo sempre nero su bianco come calendario) bisogna realizzare questo+questo+questo.
Un’altra tecnica è quella di stabilire una pausa ogni due ore, ad esempio. Con le pause, il cervello diventa più creativo, e aumenta la motivazione. A patto che quell’ora o due sia dedicata a una singola attività senza distrazioni. In questo caso entra in campo la determinazione, e la volontà di cambiare le famose cattive abitudini.
Gestione del tempo:I tempi della giornata
Al mattino, di buon ora, a mente fresca e dopo un bel caffè siamo tutti più produttivi, è inutile negarlo. In base a ciò, cosa conviene mettere in cima alla nostra lista (da fare al mattino), se non le incombenze più complesse?
Alcuni scrittori e professionisti di grande successo si mettono a lavoro anche alle cinque del mattino, e smettono alle undici, dedicandosi all’attività fisica o al giardinaggio. In cinque o sei ore di lavoro mattutine possiamo aver recuperato il tempo di una giornata di 24 ore. In base alle nostre necessità, possiamo suddividere la nostra giornata in tempi: primo, secondo e terzo tempo.
Alcuni preferiscono il contrario, cioè dedicarsi alle attività più soft, per poi passare ai rospi grossi. Tutto dipende dal proprio approccio.
David Allen (fondatore e presidente della David Allen Company, società di consulenza manageriale e coaching, e di una società di software dedicato a strumenti per il risparmio di tempo. È stato coach di centinaia di top manager di diverse multinazionali), agli inizi del 2000 ha inventato il metodo Detto, fatto. Cosa prevede? Scrivere tutti i passaggi necessari per completare una singola attività.
Indicando su un foglio tutti i passaggi, potrebbero essere evidenziate alcune attività non necessarie (o perché sostituite da altro o perché già compiute ecc.).
Manager e gestione del tempo
Gestire il tempo per chi è a capo di un gruppo di lavoro è un po’ più complicato, ma non impossibile. Si tratta di coordinare le attività a tutti i livelli. Molti Manager, per questo hanno stretti collaboratori, ai quali delegano una parte del lavoro, mentre fanno altro, oltre a supervisionare tutto.
Le attività quotidiane di un CEO vanno collegate agli obiettivi aziendali e a quelli del team lavorativo. Le basi della gestione del tempo non cambiano: Stabilire le priorità, suddividere le attività ecc.
Numerosi studi hanno evidenziato che la nota sindrome del burnout è causata da una consapevolezza poco chiara delle priorità.
Il burnout dipende da due fattori:
- Sovraccarico lavorativo
- Conoscenza poco chiara delle priorità
Il burnout è un fenomeno che interessa tantissimi settori, perfino quello della sanità. Non è difficile, infatti, riscontrare casi di burnout nel personale sanitario, che si traduce in esaurimento emotivo e senso di frustrazione.
Gestione del tempo, quali strumenti utilizzare?
Quali sono gli strumenti che ci aiutano a ottimizzare il tempo e a renderci più produttivi?
Molto dipende anche dalla propria impostazione professionale. Molti preferiscono strumenti tecnologici messi a disposizione dal web o da google, come calendari, schemi di programmazione ecc. Altri preferiscono i block notes. Altri ancora lavagne cancellabili appese al muro, altri piccoli fogli suddivisi per giornate e così via.
Il metodo e gli strumenti possono essere diversi, a patto che il tempo venga gestito nel modo giusto, evitando lo stress. L’altro obiettivo è quello di concentrarsi il più possibile su singole attività e portarle a termine nel minor tempo possibile (ciò può essere attuato se si decide, ad esempio, che per due ore non rispondiamo a mail e messaggi).
Gestione del tempo lavorativo, istruzioni per l’uso
- Silenziare le notifiche (almeno per il tempo necessario a completare un’attività. In questo modo si lavora più spediti e senza interruzioni);
- Prendersi una pausa ogni 30 minuti o dopo un’ora;
- Stabilire un lasso di tempo da dedicare alle notifiche (messaggi, email ecc.);
- Organizzare lo spazio di lavoro (cambiare disposizione alla scrivania o al monitor, mettere ordine tra i fogli ecc.). Il disordine distrae. Meglio prendersi cinque minuti per riordinare, buttare fogli inutili ecc.;
- Raggruppare attività simili (dedicarsi, ad esempio, per i prossimi trenta minuti a due telefonate). Il cervello fatica a passare da un’attività ad una completamente diversa;
- Eliminare il Multitasking. Si tratta di un falso mito. Quando qualcuno dice di fare dieci cose contemporaneamente, costringe il suo cervello a lavorare dieci volte e abituarsi rapidamente a nuove attività. Il risultato non può che essere mediocre. Lavorare in uno stato semi confusionale porta ad avere una produttività vera corrispondente a circa due o tre ore in un’intera giornata.
I recapiti per contattare B-Rewards:
e-mail: info@internationalmanagement.world
oppure su whatsapp
Maurizio Nobili – CEO & Founder – 376 0053 066
Maria Rita Medori – Amministratore – 351 554 5065
Siamo anche su Telegram
Seguici sui Social per conoscere tutte le news: